Les parties doivent présenter les demandes d'arbitrage conformément à l'Avenant établissant le Bureau d'arbitrage des chemins de fer du Canada (BACFC) et à la convention collective pertinente. Le BACFC n'a pas à interroger les parties pour s'assurer que toutes les personnes concernées ont reçu l'avis réglementaire de dépôt d'un grief.

Au moment de déposer une demande d'arbitrage, que ce soit par les deux parties au litige ou par une seule, celles-ci doivent faire parvenir le jour même copie de la demande à l'autre partie.

En vertu des lois sur l'arbitrage au Canada, les autres syndicats dont les intérêts peuvent être visés par un conflit de compétence ou un autre type de revendication doivent en général être avisés qu'une procédure dont l'issue risque de modifier leurs droits est entamée. Le BACFC n'est pas tenu de protéger les parties contre les difficultés pouvant découler de l'application des principes de justice naturelle, d'ajournements d'audiences et (ou) d'études de compétence concernant une décision. Par conséquent, toutes les demandes d'arbitrage de griefs liés, par exemple, au droit exclusif au travail ou aux cotisations syndicales doivent indiquer tout intérêt que pourraient avoir d'autres agents négociateurs et, le cas échéant, copie de celles-ci doit leur être envoyée. Le BACFC doit être avisé de tout intérêt qu'une tierce partie peut avoir dans une cause, de façon que l'horaire des audiences puisse être envoyé à toutes les parties concernées.

Toute objection préliminaire concernant l'arbitrabilité d'un litige doit être présentée le plus tôt possible après le dépôt du grief auprès du BACFC. Elle doit être formulée par écrit et préciser les raisons qui en sont à l'origine. Copie de l'objection écrite doit être envoyée à l'autre partie au litige au même moment et de la même manière.

Si une demande d'audition d'objection préliminaire est faite après le dépôt d'un grief auprès du Bureau d'arbitrage mais avant inscription de celui-ci à l'horaire des audiences, l'audience portera uniquement sur l'objection préliminaire. Par contre, si elle est faite après l'inscription du grief à l'horaire des audiences, l'audience portera à la fois sur l'objection préliminaire et sur le bien-fondé du grief.

Sauf dans des circonstances extraordinaires, aucun report ni aucun ajournement de séance ne sera accordé à moins d'entente entre les parties au litige. Toute demande de report doit être faite par écrit, copie devant être envoyée à l'autre partie.

En règle générale, l'établissement de l'horaire des audiences du BACFC suit l'ordre de présentation des griefs, mais les litiges comportant une cessation d'emploi ont la priorité. De plus, en raison du nombre que peuvent atteindre les causes soumises au BACFC à certains moments, l'horaire des audiences peut suivre une répartition équitable entre les diverses organisations membres, et entre les diverses parties de chaque organisation.

Les parties à un litige peuvent s'entendre pour demander que l'audition des causes qu'elles ont soumises suive un ordre autre que celui dans lequel elles ont été présentées. Elles peuvent également demander le remplacement de causes déjà inscrites à l'horaire par d'autres causes. L'approbation de tels changements peut dépendre du temps d'audience disponible, car la méthode actuellement appliquée pour établir l'horaire des audiences comporte un certain nombre d'inscriptions en double dans une case horaire en raison de la quantité élevée de défections.

Lorsqu'il doit y avoir intervention d'un conseiller juridique, l'autre partie au litige et le BACFC doivent en être avisés le plus tôt possible. Si l'autre partie et le BACFC reçoivent cet avis avant inscription de la cause à l'horaire des audiences, le préavis devant alors être d'au moins un mois, toute demande d'ajournement faite par une partie pour retenir les services d'un conseiller juridique et l'instruire de la cause sera refusée, sauf en des circonstances exceptionnelles.

Le terme " langue " désigne les deux langues officielles du Canada.

Le comité d'administration du BACFC a constaté que la plupart des organisations membres ont une envergure nationale. Par conséquent, celles-ci disposent des ressources nécessaires pour participer aux audiences d'arbitrage dans l'une ou l'autre langue officielle, ou dans les deux. Il a donc été jugé inutile de consacrer une partie du budget à des services de traduction professionnels.

Le choix de la langue dans laquelle doit se tenir une audience d'arbitrage appartient aux deux parties au litige. Il est cependant certaines règles dont a convenu le comité d'administration du BACFC et qu'il faut respecter.

La demande d'arbitrage et l'exposé du cas l'accompagnant (lorsque celui-ci est exigé en vertu du paragraphe 4 de l'Avenant) doivent être présentés dans la langue dans laquelle l'audition de la cause doit se dérouler conformément à l'entente conclue par les parties. La sentence est normalement rédigée dans cette même langue.

Si la langue d'arbitrage convenue est modifiée à la suite d'un accord mutuel, après présentation de la demande d'arbitrage au BACFC, une traduction de cette demande doit être fournie à ce dernier avant la tenue de l'audience.

Lorsqu'une des parties prévoit qu'un ou plusieurs témoignages seront présentés en son nom dans l'autre langue officielle, elle doit en aviser l'autre le plus tôt possible après établissement de la date de l'audience, mais au moins 48 heures avant la tenue de celle-ci. Par exemple, si la cause doit être entendue en français et qu'une personne doive témoigner en anglais, la partie demandant ce témoignage doit en aviser l'autre partie.

Étant donné que l'arbitre siège comme tierce partie neutre à une audience d'arbitrage, qu'il n'est donc pas partie au litige, aucune des parties ne doit s'attendre à ce que celui-ci fournisse des services de traduction.

Toute partie qui a besoin de matériel audiovisuel à une audience d'arbitrage doit en aviser la secrétaire générale et fournir son propre matériel. Par contre, si une partie a besoin d'aide à ce sujet, la secrétaire générale peut prendre des dispositions pour que le matériel soit fourni, le coût de la location de ce dernier devant être assumé par la partie qui en fait la demande.